1. lépés:
Igyekszünk elkerülni
Lehetőség szerint mindent írásban rögzítünk, látványtervet készítünk, mintát adunk.
Célunk az, hogy egyértelműen elmondjunk és megmutassunk mindent.
A felmerülő kérdésekre a valóságnak megfelelően válaszolunk, nem állítunk olyat, ami nem igaz.
2. lépés:
AIapos kivizsgálás
Ha reklamáció érkezik hozzánk, alaposan kivizsgáljuk.
Ha szükséges , pontosítjuk a reklamációt, hogy biztosak legyünk abban, hogy jól értjük a problémát.
Leellenőrizzük a megrendelés
és a teljesítés adatait, és ha mi tévedtünk, akkor díjtalanul készítünk egy
másik terméket.
( Például nem jó méretű vagy színű pólót adtunk )
3. lépés:
Tájékoztatás
A vizsgálat eredményéről tájékoztatjuk a vásárlót.
Amennyiben egyértelműen mi hibáztunk, akkor a jó termék átvételének lehetőségéről.
Ha nem állapítható meg egyértelműen a mi hibánk, akkor is igyekszünk a vásárlónak kedvező megoldást találni, hiszen alapvető érdekünk, hogy a vásárlóink elégedettek legyenek a munkáinkkal.
Amennyiben úgy gondoljuk, hogy egyértelműen megállapítható az, hogy mi mindent jól csináltunk, akkor ezt egyértelműen közöljük a vásárlóval; de ez esetben is nyitottak vagyunk a vásárló érveinek meghallgatása iránt.
Célunk minden esetben az, hogy a vásárló elégedett legyen a munkánkkal, de legalábbis ne érezze becsapva magát.